Costo del personale: come calcolarlo

Sulle pagine del nostro magazine abbiamo parlato spesso dei costi relativi alla gestione del personale in azienda, dai costi della selezione dei talenti per arrivare ai costi di un’assunzione errata. Non abbiamo però mai parlato in modo mirato e completo del costo del personale, ovvero dell’effettivo esborso che un’azienda deve affrontare per poter contare sulla collaborazione di uno o più dipendenti. Ogni imprenditore capace considera ovviamente i propri dipendenti come delle risorse, e non come delle voci di costo; anzi, è ormai condivisa la convinzione per la quale proprio il capitale umano sia l’asset più prezioso per ogni forma di azienda. Ma non si può certo trascurare il fatto che i dipendenti presentano inevitabilmente dei costi importanti e inevitabili, che devono essere calcolati per avere la certezza da una parte di far quadrare i conti, e dall’altra di costruire una squadra effettivamente adatta alle esigenze dell’azienda.

Ma quali sono le voci che costituiscono il costo del personale nel dettaglio? E come è possibile calcolare nel dettaglio quanto costa un singolo dipendente all’azienda? Come si vedrà nei prossimi paragrafi, non è sufficiente considerare le sole retribuzioni lorde pagate per ogni collaboratore!

Quali sono le voci di costo del personale

A comporre la totalità del costo del personale in un’azienda ci sono diverse voci: per semplificare questo discorso è possibile dividerle in due grandi gruppi, mettendo da una parte il costo diretto del lavoro, legato cioè alla produzione, e dall’altra il costo indiretto del lavoro, che invece non è legato alla produzione. Ne consegue quindi che nel primo gruppo troviamo il più ovvio ed evidente costo del personale, ovvero la retribuzione, mentre nel secondo gruppo troviamo tutti i costi affrontati dall’azienda per fare in modo che i dipendenti possano svolgere in modo quanto più efficace il proprio lavoro.

Ecco una lista delle voci di costo del personale:

1. Lo stipendio: la prima e più importante voce di costo del personale è costituita dallo stipendio, ovvero dal salario che effettivamente viene corrisposto al dipendente in base alle ore lavorate e alla pagar oraria decisa in fase di contrattazione; si potrebbe pensare in un primo momento che questa sia l’unica voce che forma il costo del personale, ma non è così.
2. I contributi Inps e Inail: oltre al netto che viene corrisposto al lavoratore, ogni mese l’azienda è dovuta a corrispondere tasse e contributi previdenziali. Gli oneri INPS e INAIL sono infatti a carico del datore di lavoro, e incidono mensilmente sul budget dell’azienda.
3. I costi del processo di selezione: ogni azienda ha regolarmente necessità di inserire nuovo personale. Questo accade per la necessità di far fronte a un aumento delle attività, dei prodotti o dei servizi richiesti dalla clientela; oppure per sostituire dei dipendenti in uscita. Che sia condotto internamente o che sia in outsourcing, il processo di ricerca e di selezione del personale prevede di costi che non possono essere trascurati.
4. Il Trattamento di Fine Rapporto: anche il famoso TFR deve essere considerato a tutti gli effetti tra le voci di costo del personale, nella consapevolezza che l’azienda è tenuta ad accantonare di mese in mese delle quote che andranno a costituire il Trattamento di Fine Rapporto del dipendente, da consegnare per l’appunto al termine della collaborazione.
5. I benefit aziendali: tra gli elementi che formano il complessivo costo del personale ci sono anche i benefit previsti per i propri dipendenti, i quali possono variare. Si parla dei benefit più tipici, come la pensa aziendale o il buono pasto, per arrivare all’assicurazione medica privata per i dipendenti, ai buoni acquisto, ai buoni per frequentare delle palestre, ai fuel voucher e così via.
6. I costi di formazione: per mantenere alta la produttività, per restare al passo e per ridurre il tasso di turnover è essenziale investire nella formazione dei dipendenti, con dei costi che sicuramente rappresentano un buon investimento, e che di certo non possono essere trascurati.
7. I costi della gestione quotidiana delle risorse umane: concludiamo infine con i costi legati all’esistenza stessa e al funzionamento quotidiano dell’ufficio HR, sia questo grande o piccolo, in proporzione al numero di dipendenti gestiti.

Ci sarebbero poi altri costi da tenere in considerazione: per inserire nuove risorse in azienda ci potrebbe per esempio essere la necessità di affittare nuovi locali, di acquistare nuove attrezzature e via dicendo. Altre spese ulteriori da considerare potrebbero essere quelle relative alle utenze.

Come calcolare quanto costa un dipendente

A questo punto è possibile vedere come è calcolare il costo di un singolo dipendente per l’azienda. Come abbiamo visto, gli elementi da tenere in considerazione sono effettivamente diversi: ogni voce dovrebbe essere calcolata singolarmente, per procedere poi alla somma.

Nel caso del TFR si dovrà per esempio calcolare il 13,5% della retribuzione annua lorda, tenendo in considerazione inoltre la rivalutazione in base all’inflazione e all’1,5%; nel caso dei benefit aziendali sarà necessario tenere in considerazione quelli allocati al singolo dipendente, che potrebbe per esempio avere accesso ai buoni pasto, all’auto aziendale, all’assicurazione medica privata, ma non agli incentivi per il wellness, indirizzati magari a un’altra categoria di dipendenti.

Tutte queste voci vanno individuate singolarmente, per poi essere sommate alla RAL e ai contributi: vediamo qui sotto un esempio concreto di calcolo del costo del personale su un dipendente singolo.

Esempio: il costo di un dipendente con contratto full time

Ipotizziamo di voler calcolare il costo del personale per un dipendente singolo, impiegato full time, che non fa mai straordinari, e che ha uno stipendio mensile lordo di 1.800 euro.

• La RAL sarà quindi di: 21.600 euro
• Ai quali aggiungere la tredicesima: 21.600 + 1.800= 23.400 euro
• Ai quali aggiungere i contributi: 23.400 + 7.020 = 30.420 euro
• Ai quali aggiungere il TFR: 30.420 + 1.800= 32.220 euro
• Ai quali aggiungere poi costi ulteriori come benefit, formazione, utenze, costi gestionali e via dicendo.