Il controllo delle referenze è l’ultimo passaggio di una ricerca, e riguarda il candidato che l’azienda ha scelto. Serve a confermare con chi ha lavorato con lui quello che è emerso nei colloqui: il ruolo effettivamente svolto, il perimetro delle responsabilità, il contesto in cui ha operato.
Per una direzione HR è un approfondimento sulla persona individuata, utile a completare gli elementi di valutazione prima di formalizzare l’offerta. Lo svolgiamo su richiesta, all’interno delle ricerche che seguiamo e anche su candidati individuati dall’azienda.
Che cosa verifichiamo
Il controllo riguarda la storia professionale dichiarata: le aziende in cui il candidato ha lavorato, i periodi, il ruolo e il livello di responsabilità, le persone a cui riportava e quelle che coordinava, il perimetro dei progetti di cui si è occupato.
Approfondiamo anche il modo di lavorare, per la parte che un referente può descrivere con esempi: come il candidato si è mosso nella struttura, come ha gestito le persone e i rapporti con le altre funzioni, in quali situazioni ha dato il contributo migliore.
Non ci occupiamo di aspetti estranei al rapporto di lavoro. Se all’azienda servono verifiche ulteriori, per esempio sui titoli di studio o su requisiti previsti da una normativa di settore, lo definiamo prima di partire.
Come individuiamo e contattiamo i referenti
I referenti utili sono le persone che hanno lavorato con il candidato e possono parlare di quello che ha fatto: il responsabile diretto, chi gli riportava, in alcuni casi un collega di un’altra funzione con cui ha collaborato a lungo.
Concordiamo con il candidato quali nominativi contattare. Quando i riferimenti che indica non coprono il periodo o il ruolo che interessa all’azienda, glielo diciamo e cerchiamo insieme un’alternativa, invece di procedere con un quadro parziale.
Il contatto avviene per telefono, con una conversazione guidata sui punti concordati con l’azienda. Le conversazioni seguono una traccia comune, adattata al rapporto professionale di ciascun referente con il candidato, così da rendere confrontabili le risposte.
Come concordiamo la verifica con il candidato
Il candidato sa che il controllo verrà svolto e su quali nominativi. Senza il suo accordo il passaggio non si fa.
È una condizione pratica, non solo formale: un candidato che sta ancora lavorando ha bisogno di sapere chi verrà contattato e quando, per gestire la propria posizione.
Riservatezza e rapporti con il datore di lavoro attuale
Il datore di lavoro attuale non viene contattato, a meno che il candidato lo chieda espressamente e il rapporto sia già in via di chiusura. È la regola che applichiamo per non mettere a rischio la sua posizione.
Ai referenti spieghiamo chi siamo e perché li stiamo chiamando. Non riportiamo loro informazioni sull’azienda che sta selezionando, e all’azienda non riportiamo elementi che il referente ha chiesto di non riferire.
Che cosa contiene il rapporto che ricevete
Consegniamo una relazione scritta per ogni referente sentito, con la data del contatto, il ruolo di chi ha risposto e il periodo di cui parla.
Nella relazione distinguiamo tre cose: i fatti confermati, cioè quello che il referente ha verificato sulla base di ciò che ha visto direttamente; i suoi giudizi, riportati come sue valutazioni; i punti che non è stato possibile confermare, indicati per quello che sono, senza interpretazioni.
Quando le risposte di due referenti divergono, lo scriviamo e riportiamo entrambe le versioni. È un’informazione utile alla decisione, non un problema da appianare.
Quando la verifica entra nel percorso di selezione
La collochiamo dopo che l’azienda ha scelto il candidato e prima della formalizzazione dell’offerta. In quel momento le domande da fare ai referenti sono precise, perché derivano dai colloqui già svolti e dai punti che l’azienda vuole approfondire.
Nelle ricerche che seguiamo il controllo delle referenze fa parte del percorso, insieme alla garanzia di sostituzione di tre mesi prevista dal mandato. Le condizioni sono indicate nel mandato stesso.
Domande frequenti sul controllo delle referenze
Quanti referenti sentite per ogni candidato?
Di solito due, scelti in modo da coprire periodi e contesti diversi. Il numero si concorda con l’azienda in base al ruolo: su posizioni di responsabilità può essere utile aggiungerne un terzo.
Quanto tempo serve?
Dipende dalla disponibilità dei referenti, che sono persone al lavoro. Normalmente si chiude in pochi giorni; se un nominativo risulta irraggiungibile lo diciamo subito, invece di far slittare la consegna.
Si può fare su un candidato che abbiamo trovato noi?
Sì. Il controllo si può affidare anche fuori da una ricerca, su un candidato individuato dall’azienda.
Cosa succede se emerge qualcosa che non corrisponde?
Lo riportiamo per quello che è, insieme al contesto in cui è emerso. La decisione resta all’azienda: una differenza fra quanto dichiarato e quanto confermato può avere spiegazioni diverse, e vale la pena capirle prima di trarne una conclusione.
Alle aziende che svolgono la verifica internamente può essere utile la guida su come verificare le referenze di un candidato. Il controllo delle referenze rientra nel percorso di ricerca e selezione del personale che seguiamo per le aziende.
