In questo articolo vedremo alcuni consigli per capire come scrivere una lettera di benvenuto per i nuovi assunti in azienda. La welcome letter, così come viene chiamata all’estero, è infatti uno strumento sempre più diffuso, anche nelle aziende italiane. E non c’è da stupirsene: i datori di lavoro sono infatti sempre più interessati e di conseguenza impegnati per rendere efficace il processo di onboarding. Come è noto infatti queste prime settimane sono estremamente delicate, e possono compromettere in modo fatale la buona riuscita dell’assunzione e quindi della collaborazione. Da questo presupposto, per evitare all’azienda di dover avere a che fare con i costi di un’assunzione sbagliata, si mettono in pratica delle strategie per ottimizzare l’onboarding, dai piani 30-60-90 giorni per l’inserimento in poi. E sì, la lettera di benvenuto per i nuovi assunti è un ulteriore strumento di questo tipo, e svetta tra gli altri in termini di importanza proprio perché viene consegnato al dipendente al suo primo giorno in azienda, o spesso ancora prima, pochi giorni prima dell’effettivo inserimento. Ma come creare una welcome letter efficace per un nuovo assunto in azienda?

Cosa è la lettera di benvenuto per i nuovi assunti

Quando si pensa alla welcome letter per i nuovi inserimenti in azienda non si deve guardare a qualcosa di complicato o particolarmente complesso. Si tratta, molto semplicemente, di una lettera di benvenuto breve e sincera, attraverso la quale il datore di lavoro accoglie il neo-assunto all’interno del team. Come è noto infatti per la maggior parte dei nuovi lavoratori il primo giorno di lavoro, così come quelli immediatamente successivi, può essere stressante ed estenuante: si ha infatti a che fare con nuovi colleghi, nuovi compiti, nuove responsabilità, nuovi ambienti di lavoro, nuovi strumenti, nuovi incarichi e via dicendo. Con una lettera di benvenuto per i nuovi assunti si contribuisce fin dal primo momento a creare un ambiente attraente e familiare, con un gesto dal costo assolutamente ridotto e in fin dei conti risibile. Ogni welcome letter per neo-assunti è diversa, per il semplice fatto che ogni azienda è differente, con la propria cultura, i propri valori, la propria storia e il proprio approccio. Qui sotto possiamo vedere qualche stralcio, a mo’ di esempio, della lettera di benvenuto per i nuovi assunti che la FCA consegnava ai dipendenti ai tempi di Sergio Marchionne.

La welcome letter ai neo assunti della FCA di Marchionne

La lettera di benvenuto ai neo-assunti FCA spicca per i valori e le sensazioni che riesce a trasportare. Il testo inizia rivolgendosi al lavoratore con i termini “cara collega” o “caro collega”, per poi spiegare che “Esiste un mondo in cui le persone non lasciano che le cose accadano. Le fanno accadere. Non dimenticano i propri sogni nel cassetto, li tengono stretti in pugno. Si gettano nella mischia, assaporano il rischio, lasciano la propria impronta. È un mondo in cui ogni nuovo giorno e ogni nuova sfida regalano l’opportunità di creare un futuro migliore. Chi abita in quel luogo, non vive mai lo stesso giorno due volte, perché sa che è sempre possibile migliorare qualcosa”. In nessuna delle prime righe non si parla in alcun modo di FCA o del lavoro che quel lavoratore sarà chiamato a fare. E si prosegue così; “Le persone, là, sentono di appartenere a quel mondo eccezionale almeno quanto esso appartiene loro. Lo portano in vita con il loro lavoro, lo modellano con il loro talento. V’imprimono, in modo indelebile, i propri valori. Forse non sarò un mondo perfetto e di sicuro non è facile. Nessuno sta seduto in disparte e il ritmo può essere frenetico, perché questa gente è appassionata – intensamente appassionata – a quello che fa. Chi sceglie di abitare là è perché crede che assumersi delle responsabilità dia un significato più profondo al proprio lavoro e alla propria vita”. Ancora, nessun riferimento diretto alla realtà aziendale: si individuano però diversi elementi motivazionali, parole che servono a dare la spinta giusta al neo assunto. Solo in fondo c’è il messaggio di accoglienza, con le frasi “Benvenuta in quel mondo, Benvenuta in Fiat Chrysler Automobiles”, a definire in modo inequivocabile i valori e la cultura dell’azienda.

Welcome kit o welcome pack: per chi non desidera presentare la lettera da sola

La lettera di benvenuto per i nuovi assunti di FCA è certamente un esempio del tutto particolare e decisamente alto: le normali welcome letter sono infatti solitamente più concrete, e si rivolgono direttamente al lavoratore esprimendo la soddisfazione per l’assunzione e l’augurio di una fruttuosa e serena collaborazione. Va peraltro detto che non sempre la lettera di benvenuto viene consegnata da sola. Talvolta questa missiva viene consegnata all’interno di un kit o di un pack, nel quale possono trovare posto per esempio il piano 30-60-90 giorni, il cellulare aziendale, una guida per raggiungere l’azienda, un’agenda personalizzata, il link per creare il proprio profilo aziendale e via dicendo. Nel welcome kit si trovano quindi tendenzialmente gli strumenti di base per facilitare l’inserimento in azienda nel primo giorno nonché alcuni elementi chiave per creare e comunicare una forte identità aziendale.

Come scrivere una lettera di benvenuto per i nuovi assunti

Quali sono gli elementi da inserire i una lettera di benvenuto per i nuovi assunti efficace? Come testimonia l’esempio FCA, non esistono scalette prestabilite o template perfetti per ogni occasione. In una normale welcome letter si cercherà di inserire sia un messaggio concreto di benvenuto, sia per esempio i motivi che hanno scelto head hunter e manager a scegliere proprio il destinatario della lettera in luogo degli altri candidati. Si potrebbero poi aggiungere informazioni importanti per il primo giorno di lavoro, come per esempio quale nuovo collega cercare appena messo piede in azienda per trovare la propria postazione di lavoro, o quale dress code seguire, o gli orari di riferimento per la prima settimana. Forniti questi dati concreti, è sempre bene riservare un po’ di spazio anche alla presentazione dell’approccio aziendale, meglio ancora se in modo indiretto ed evocativo, come visto nell’esempio FCA.

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