Quali sono gli strumenti che una persona che sta cercando un nuovo lavoro ha a propria disposizione? Si parte ovviamente dal curriculum vitae, il quale deve essere completo, costantemente aggiornato ed efficace. Al cv si accompagna tipicamente la lettera di presentazione, la quale dovrebbe essere creata ad hoc per ogni singola candidatura, così da emergere fin da subito al di sopra dei tanti altri candidati. Negli ultimi anni sono poi diventati sempre più importanti i profili sui social network, dal momento in cui gli head hunter hanno adottato la pratica quotidiana di cercare e controllare online i migliori candidati. Diventa quindi fondamentale, da questo punto di vista, costruire un profilo LinkedIn esauriente, e mantenerlo aggiornato e vivo nel tempo. Ma non è tutto qui: ci possono essere altri strumenti che possono aiutare molto il candidato. Tra questi c’è, ovviamente, anche la famosa lettera di referenze, un aiuto in più che esiste da ben prima dei profili LinkedIn. Ma a chi si può domandare una lettera di raccomandazione? In che momento va chiesta? In questo post vedremo come chiedere una lettera di referenze, per non sbagliare.
Cos’è una lettera di referenze?
Sappiamo tutti come funziona il processo di ricerca e di selezione del personale: per avere maggiori possibilità di essere contattati per un colloquio e successivamente di essere presi seriamente in considerazione per il posto di lavoro vacante è necessario presentare al meglio tutti i propri punti di forza. Ecco che allora i candidati si propongono alle aziende e alle società di selezione del personale con i loro curricula vitae, con le lettere di presentazione, con profili LinkedIn curati, e via dicendo. Ma tutti questi documenti sono chiaramente ed esplicitamente autoreferenziali, lasciando spazio unicamente alla voce dei candidati. La lettera di referenze in tal senso costituisce un unicum, essendo un documento presentato dal candidato stesso ma riportando le parole e le opinioni di una persona terza. Nello specifico, la persona ideale per scrivere una lettera di referenze è un responsabile che ha effettivamente avuto la possibilità di valutare l’attività lavorativa del richiedente, e che può quindi fornire informazioni dettagliate e certe sulle sue competenze, sulle sue attitudini, sul suo modo di lavorare. Non hai delle informazioni di questo tipo sulla persona che ti ha chiesto di scrivere una lettera di referenze? Allora ti consigliamo di declinare gentilmente la richiesta, indirizzando eventualmente quella persona verso un altro responsabile in grado di poter dire effettivamente la propria sul suo operato e sulle sue competenze. Come vedremo, infatti, l’autore della lettera di referenze potrebbe essere contattato in seguito dall’agenzia di selezione del personale o dall’azienda stessa in cerca di talenti: meglio quindi essere la persona giusta, con le informazioni necessarie, o in caso contrario declinare.
A cosa serve?
Prima di vedere nel concreto come chiedere una lettera di presentazione può essere utile sottolineare a che cosa serve questo strumento, che molti candidati semplicemente non prendono in considerazione. La lettera di referenze ha il ruolo di confermare quanto già riportato dal candidato nel proprio curriculum vitae, così da supportare la presentazione delle proprie competenze e delle proprie esperienze professionali. Ma non è tutto qui: in molti casi, infatti, i recruiter e i cacciatori di teste, nel corso del processo di selezione del personale, andranno a contattare gli ex datori di lavoro e gli ex colleghi dei migliori candidati per raccogliere informazioni sul loro conto. Presentare delle lettere di referenze significa indirizzare i selezionatori verso delle persone che, molto probabilmente, potranno effettuare una presentazione efficace e positiva.
Come scrivere una lettera di referenze efficace? Gli elementi indispensabili
Per scrivere una lettera di referenze efficace è bene seguire una scaletta contenente tutti gli elementi indispensabile. Se è vero che non esiste un modello standard di lettera di referenze, è allo stesso tempo vero che ci sono passaggi che non possono essere esclusi da questo documento. Essa dovrebbe quindi contenere:
- Un’introduzione del candidato, molto stringata ma allo stesso tempo completa, indicando quindi nome, cognome e ruolo nell’azienda in cui ha avuto luogo il rapporto lavorativo tra scrivente e richiedente;
- Una presentazione sintetica delle attivitàe dei compiti svolti dal richiedente, con particolare attenzione al percorso di crescita eventualmente intrapreso dall’entrata nell’azienda fino alla fine del rapporto lavorativo;
- Può essere utile inserire anche dei riferimenti diretti a particolari episodi, pur senza dilungarsi, così da mostrare nel concreto peculiari hard o soft skill del soggetto al centro della lettera di referenze
- Eventualmente, se utile ai fini della presentazione del richiedente, è possibile indicare quelli che sono stati i motivi che hanno portato al termine dell’esperienza lavorativa presso l’azienda;
- Infine è bene chiudere la lettera di referenze porgendo i propri saluti, e lasciando a disposizione i propri recapiti, così da poter eventualmente essere contattato per avere ulteriori informazioni sul candidato in questione.
Questi sono di fatto gli elementi fondamentali da tenere a mente nello scrivere una lettera di referenze: vediamo ora qualche ulteriore consiglio per creare un documento efficace e capace di aiutare l’ex collega – o ex dipendente, o ex studente – nel processo di selezione del personale.
Come scrivere una lettera di referenze efficace? I nostri consigli
- Per prima cosa, è necessario che gli elementi contenuti nella lettera di referenze siano coerenti con quelli contenuti nel curriculum vitae. Questo, in un contesto in cui il curriculum vitae riporta solamente informazioni veritiere e corrette, dovrebbe essere automatico; può però essere utile, per scrivere una lettera di referenze di qualità, chiedere alla persona in cerca di lavoro a quale ruolo sta mirando, così da poter mettere in evidenza le competenze e i fatti più importanti ed efficaci in tal senso; lo stesso dovrebbe peraltro essere fatto dal candidato stesso nell’aggiornare il curriculum vitae;
- Le indicazioni contenute nella lettera di referenze non devono essere troppo dettagliate, per non creare un documento eccessivamente lungo, ma nemmeno troppo vaghe, per non rischiare di creare un documento vuoto di significato; è bene pensare cioè a quelle che possono essere le informazioni effettivamente utili per il recruiter che sta seguendo il processo di selezione del personale;
- Nel descrivere il richiedente è bene evitare di usare forme negative: per sottolineare la puntualità della persona al centro della lettera di referenze si eviterà di scrivere “non si è mai presentato in ritardo” scrivendo invece “si è sempre dimostrato rispettoso degli orari aziendali”.
Dopo aver scritto la lettera di raccomandazione
Come anticipato, la persona che ha accettato di scrivere una lettera di raccomandazione potrebbe poi essere contattato dall’azienda o dall’agenzia di selezione del personale per avere delle ulteriori informazioni e referenze. Di prassi, prima di contattare la persona che ha scritto la lettera di referenze, il recruiter dovrebbe informare il candidato stesso; in ogni caso, nel momento in cui si accetta di scrivere una lettera di referenze, si dà anche l’assenso a essere contattati dai futuri e potenziali datori di lavoro del richiedente.
A chi chiedere la lettera di referenze
Partiamo con la prima domanda fondamentale: a chi chiedere la lettera di referenze? La prima persona alla quale rivolgere questa richiesta è, ovviamente, il datore di lavoro. Ma attenzione: è bene individuare delle persone che possono effettivamente scrivere una lettera di referenze buona, efficace, che possa aiutare realmente nel processo di ricerca e selezione del personale. Una lettera di referenze incoerente, irrealistica o incolore non potrà aiutare. Quella che serve è invece una lettera di raccomandazione che sappia tessere le lodi del candidato in modo appropriato e sincero. Ecco quindi che la lettera di referenze va richiesta a una persona con la quale si è lavorato bene insieme, e che dunque sia capace di evidenziare i punti di forza reali del lavoratore.
Va poi sottolineato il fatto che in molti casi è bene poter contare su più di una lettera di referenze. Ecco dunque che è bene domandare delle raccomandazioni scritte al datore di lavoro con cui si è costruito un bel rapporto; ma potrebbe essere utile prepararne altre, contattando dirigenti o supervisori con i quali si è lavorato in modo continuativo, nonché eventuali clienti, consulenti o personaggi autorevoli con i quali si ha avuto la possibilità di collaborare nel tempo. Chi, essendo all’inizio della propria carriera, non può contare su un numero significativo di contatti di questo tipo, può richiedere una lettera di referenze al proprio professore universitario di riferimento.
Quando domandare una lettera di referenze?
Quando chiedere una lettera di referenze? La risposta esatta è: quando se ne presenta la possibilità. È infatti bene anticipare la creazione della lettera di raccomandazione, senza aspettare l’ultimo momento, ovvero il periodo in cui si andrà effettivamente a utilizzare le lettere di referenze. L’attimo giusto, quindi, sarebbe quello in cui termina il rapporto di lavoro: in quell’istante è bene chiedere al proprio datore di lavoro o al proprio responsabile di riferimento di stendere una lettera di raccomandazione, nel momento in cui il rapporto è ancora vivo e i ricordi sono ancora chiari. Aspettare del tempo vorrebbe dire perdere i contatti, doversi confrontare con manager nuovi o dover fare affidamento su ricordi non particolarmente freschi.
Va peraltro detto che le referenze non andrebbero mai richieste di fretta: è sempre bene poter lasciare del tempo al datore di lavoro o al responsabile per poter stendere la lettera di raccomandazione con calma, così da non ritrovarsi a dover presentare un testo scritto di fretta, incompleto o generico.
Come chiedere una lettera di referenze
Come chiedere una lettera di referenze? Il primo punto, come abbiamo visto, è quello di non aspettare l’ultimo momento, sfruttando quindi la memoria fresca del referente. In questo modo l’ex datore di lavoro avrà la possibilità di ritagliarsi del tempo sufficiente per fare questo “favore” all’ex dipendente. Va sottolineato inoltre che nel domandare una lettera di raccomandazione va sempre lasciata aperta la possibilità di rifiutare: mai mettere alle strette un possibile referente. Oltre a scrivere quella lettera, infatti, questa persona potrebbe essere contattata telefonicamente da un selezionatore, e deve essere quindi sufficientemente ben disposta per rispondere alle sue domande in modo positivo. Al momento della richiesta della lettera di referenze, dunque, è bene anticipare che non ci sarà nessun problema in caso di rifiuto.
La richiesta, inoltre, andrebbe fatta nel modo giusto, sottolineando quanto è stato costruttivo per il candidato lavorare in quell’azienda o insieme a quel gruppo di professionisti. É poi opportuno spiegare perché si è scelto di contattare proprio quel potenziale referente, facendo appello alle sue competenze professionali, al buon rapporto instaurato nel tempo o va dicendo.
Nel chiedere una lettera di referenze sarebbe poi bene dare al referente tutte le informazioni necessarie per poter realizzare un testo utile ed efficace: meglio quindi fargli avere una copia del curriculum vitae e di una lettera di presentazione. Non guasta, inoltre, chiedere cortesemente di essere chiari e concisi, senza dilungarsi eccessivamente.
Difficilmente, va detto, un ex datore di lavoro con cui si è in buoni rapporti o un ex collega si rifiuteranno di scrivere una lettera di referenze, e proprio per questo motivo vale la pena giocare anche questa carta. Il candidato che si presenta alla selezione del personale con le competenze giuste, un curriculum realizzato a regola d’arte, una buona lettera di presentazione e delle lettere di referenze efficaci ha ottime probabilità di essere contattato per un prezioso colloquio di lavoro!
Il ruolo di LinkedIn nel processo di selezione del personale
A parte la classica lettera di referenze, che abbiamo finora esaminato, da allegare al curriculum, sta diventando prassi l’analisi dei profili social del candidato. Per questo motivo, è fondamentale curare la propria presenza digitale, facendo un buon lavoro di personal branding.
Spesso i selezionatori, infatti, nel momento in cui esaminano un curriculum, procedono attraverso una ricerca sui profili social. LinkedIn è la piattaforma che mette in connessione milioni di professionisti nel mondo in cerca di lavoro e aziende in cerca di personale da assumere.
Grazie a questo social network, è possibile raccogliere tutte le proprie competenze ed esperienze. Da una ricerca è emerso che circa il 90% dei recruiters utilizzino LinkedIn per farsi una prima idea del potenziale candidato.
Questa piattaforma, nel corso dello scorso anno, risulta infatti essere stata utilizzata da circa 19,5 milioni di utenti. Le diverse funzioni permettono non solo di poter pubblicare il proprio curriculum vitae, ma anche post, storie, video e certificare le proprie competenze. Inoltre, grazie a questo social, il datore di lavoro o ex datore, colleghi e conoscenti possono confermare la veridicità delle esperienze e delle competenze dichiarate nel proprio profilo.
I feedback, degli altri utenti o dei propri collegamenti, relativi alla loro esperienza lavorativa con il candidato, permettono, dunque, di ottenere delle referenze.
Perché ad una società di ricerca personale servono delle referenze?
Per capire l’importanza di cui è rivestita una lettera di referenze potrebbe essere utile mettersi nei panni di chi si ritroverà a leggerla: può essere un possibile datore di lavoro, oppure un consulente di un’agenzia di selezione. Come sapete, il ruolo di una società di ricerca personale è quello di presentare i migliori candidati possibili alle aziende: per fare questo, i selezionatori eseguono una serie di controlli sulle informazioni contenute nel curriculum vitae.
Molte domande ad hoc per verificare l’effettiva esperienza e capacità dei candidati vengono ovviamente poste durante il colloquio conoscitivo preliminare, ma quest’ultimo rappresenta solo una delle tante fasi che costituiscono l’intero processo di selezione del personale. Uno dei metodi più efficaci per capire se un candidato è davvero in grado di fare quanto dichiara è quello di contattare i datori di lavoro e i collaboratori precedenti.
Potete starne certi: qualsiasi cosa scriviate nel vostro curriculum vitae – a maggior ragione nel caso di figure professionali di alto rilievo, ma non solo – gli head hunter contatteranno alcune delle realtà lavorative in esso citate per avere riscontri, informazioni aggiuntive, rassicurazioni e delucidazioni. Presentare una o più lettere di referenze, da questo punto di vista, significa fornire un’ulteriore prova della propria professionalità, indirizzando almeno in parte i controlli del cacciatore di teste.
Non tutte le lettere sono uguali: ad ogni candidato la sua
Come potete capire, dunque, richiedere una lettera di referenze al proprio datore di lavoro al termine di un contratto può essere una mossa molto intelligente e lungimirante. Va però sottolineato che esistono tanti tipi di lettere di referenze quanti possono essere i loro utilizzi.
La forma più immediata consiste in un documento brevissimo e quasi standardizzato, nel quale vengono confermate semplicemente le informazioni già riportate nel curriculum vitae. Non sarà di certo questa lettera ad assicurarvi il posto di lavoro dei vostri sogni, ma potrà sicuramente fare una buona impressione agli occhi dei recruiter di una società di ricerca personale.
All’estero, rilasciare questo tipo di documento alla fine di un rapporto lavorativo è di fatto una prassi; in Italia, invece, nella maggior parte dei casi, perfino questo stringatissimo attestato va richiesto espressamente, soprattutto nelle piccole e medie realtà imprenditoriali.
Per fare un piccolo passo in più, l’ex datore di lavoro può aggiungere dei brevi commenti riguardanti le attività svolte dal candidato, indicando eventualmente anche alcune caratteristiche personali premianti, come la disponibilità, la flessibilità, l’impegno e la correttezza. Questo tipo di lettera di referenze è particolarmente indicata per i lavoratori più giovani, i quali non hanno ancora ricoperto ruoli di rilievo: in questo modo, infatti, è possibile esaltare le poche informazioni contenute nel curriculum vitae.
La lettera di referenze più approfondita, con delle descrizioni dettagliate delle attività svolte, è invece indicata per i candidati che hanno ricoperto ruoli importanti: in questo caso, però, è un bene assicurarsi che l’ex datore di lavoro non esageri nel decantare le lodi del soggetto interessato. Il rischio, infatti, è quello di ritrovarsi tra le mani un attestato in odore di artificiosità, il quale risulterebbe del tutto inservibile ai fini di una candidatura. Risulta molto più utile, invece, redarre un documento puntuale ma dai toni neutri, lasciando precisi riferimenti aziendali, così da invitare il recruiter a contattare direttamente i responsabili per ulteriori approfondimenti.
L’ultimo e più completo tipo di lettera di referenze è quella che viene indirizzata ad una persona specifica all’interno di un’azienda, redatta non più come semplice corredo del curriculum vitae, ma come supporto ad una peculiare candidatura. Il destinatario, dunque, non è più una società di ricerca personale o un generico datore di lavoro, ma un determinato dirigente con nome e cognome. In questo caso, lo scrivente – un ex datore di lavoro, un ex capo o un ex collega – può andare maggiormente nel dettaglio con la descrizione del candidato, sottolineando tutte le caratteristiche che lo rendono adatto ad una particolare posizione lavorativa. È quasi superfluo dire che questa tipologia di lettera è la più efficace tra quelle qui elencate.
Una lettera per incentivare una preziosa telefonata
Potete dunque capire che, dopo un buon curriculum vitae e dopo una lettera di presentazione scritta ex novo per ogni annuncio di lavoro, un altro potente strumento nelle mani dei candidati è costituito dalla lettera di referenze. Per questo motivo, non dimenticate mai di domandare un attestato delle vostre capacità prima di lasciare un’azienda: non vi costerà nulla, e potrà esservi davvero utile.
Se siete agli inizi della vostra carriera lavorativa, questo piccolo documento potrà esaltare il vostro potenziale nel mare magnum dei curricula raccolti dalle società di ricerca personale; se invece avete alle spalle anni di eccelse esperienze professionali, una lettera di referenze potrebbe chiarire agli occhi del selezionatore i motivi dell’interruzione del vostro ultimo rapporto lavorativo.
Ricordate che i vostri ex datori di lavoro verranno in ogni caso contattati: presentare delle lettere in cui essi stessi si dichiarano disponibili a confermare quanto riportato nel vostro curriculum non può quindi che giocare a vostro favore. Tutto ciò, beninteso, a patto che essi siano realmente disposti a parlare bene di voi: ma questo è senz’altro un altro discorso.
