Su queste pagine abbiamo creato tante guide per le aziende che si cimentano nella ricerca e selezione del personale. Abbiamo visto, per esempio, come creare un annuncio di lavoro efficace, che renda più facile e veloce il lavoro del recruiter nelle settimane successive. Abbiamo visto come selezionare i migliori curricula, nonché come organizzare e gestire al meglio un colloquio di lavoro, anche da remoto, così da conoscere in profondità i migliori candidati. Per chiudere il cerchio, infine, abbiamo visto anche come controllare le referenze, per ridurre al minimo le possibilità di errore nell’assumere il candidato prescelto. Non è, però, tutto qui: le aziende più responsabili dedicano un po’ del proprio tempo anche ai candidati scartati.

Tutte le aziende che affrontano un processo di ricerca e selezione del personale dovrebbero riservare un po’ d’attenzione anche ai candidati scartati, e in particolar modo a tutte quelle persone che, pur avendo le competenze e le esperienze giuste, e pur avendo dato prova di essersi impegnati nell’inoltrare la propria risposta all’annuncio di lavoro, non sono state selezionate.

Parliamo ovviamente della lettera di rifiuto, ovvero della comunicazione attraverso la quale un’azienda informa un candidato della sua esclusione dalla selezione del personale. Ma come si scrive una lettera di rifiuto? E perché un responsabile risorse umane, un datore di lavoro o un recruiter dovrebbe perdere tempo con una comunicazione di questo tipo? Partiamo da qui!

Lettera di rifiuto: una questione di employer branding

Il paragrafo precedente terminava con una domanda: perché un responsabile risorse umane, un datore di lavoro o un recruiter dovrebbe perdere tempo con una lettera di rifiuto? È certamente una domanda legittima, partendo peraltro dal presupposto per il quale tante, tantissime aziende non consegnano nessuna lettera di rifiuto ai candidati scartati.

In questi casi, di fatto, non c’è nessuna comunicazione da parte dell’azienda, con i candidati che interpretano l’assenza stessa di segnali come un rifiuto della propria candidatura. Si tratta, si potrebbe dire, della normalità. Ed è proprio per questo motivo che l’azienda che dedica un po’ di tempo a creare e a inviare delle lettere di rifiuto può differenziarsi in modo importante dalle altre! Quella di creare delle lettere di rifiuto è senza ombra di dubbio una mossa astuta all’interno di una strategia di employer branding: così facendo, infatti, i candidati scartati vedranno l’azienda in modo diverso.

Un brand che non degna di alcuna risposta delle persone che hanno risposto al suo annuncio di lavoro, magari con una curriculum vitae curato e con una lettera di presentazione scritta ad hoc, non possono infatti che perdere punti agli occhi dei candidati rifiutati. Questo vuol dire che quelle persone potrebbero da quel momento avere una cattiva immagine di quell’azienda, parlarne male ai propri conoscenti, per evitare di candidarsi nuovamente per eventuali nuove selezioni di personale, con una vera batosta sul lato dell’employer branding per l’azienda.

L’obiettivo, infatti, dovrebbe sempre essere quello di apparire come un luogo ideale in cui lavorare. Per questo sarebbe bene inviare sempre delle lettere di rifiuto, e soprattutto delle lettere di rifiuto efficaci. E non è un gioco da ragazzi, poiché si tratta pur sempre di risposte negative: diventa dunque cruciale essere in grado di gestire in modo positivo queste comunicazioni. Vediamo come fare!

Come rifiutare una candidatura in modo efficace e cortese: una guida

La lettera di rifiuto può essere elettronica, in risposta a un curriculum vitae inoltrato via email, o cartacea, in risposta a una candidatura inoltrata materialmente. In tutti i casi la risposta dovrà essere abbastanza formale, con un’email impostata di conseguenza o con della carta intestata dell’azienda: si tratta infatti di una comunicazione professionale, con i dati del destinatario, il contenuto della lettera ben formattato e in chiusura la data di redazione.

Esistono molti modi, ovviamente, di scrivere il contenuto di una lettera di rifiuto: la prima regola è quella di evitare delle frasi sciatte o del tutto spersonalizzate, per non dare l’impressione di utilizzare da anni la medesima comunicazione per rifiutare le candidature di qualsiasi processo diverso di selezione del personale.

Si dovrebbe partire in ogni caso con dei ringraziamenti, sottolineando la gratitudine dell’azienda per il candidato che ha deciso di rispondere all’annuncio di lavoro. Per rendere più efficace questo passaggio sarebbe preferibile inserire un dettaglio della candidatura del destinatario che ha colpito in modo peculiare il selezionatore: una sua particolare competenza, una sua esperienza, un’attitudine riportata nella lettera di presentazione e via dicendo. Così facendo il candidato che riceverà la lettera avrà certezza di non trovarsi di fronte alla stessa lettera mandata a tutti gli altri.

Come scrivere i motivi

Dopo i ringraziamenti è necessario passare ai motivi che hanno portato il selezionatore ad escludere il candidato: in questo passaggio è necessario essere diretti e concisi, senza dilungarsi troppo o senza cercare scusanti. Per la carriera stessa del candidato, infatti, può essere importantissimo conoscere le proprie lacune. Arrivando alla conclusione, è buona norma “addolcire” il messaggio, dando se possibile delle buone informazioni al candidato.

È possibile per esempio sottolineare il fatto che il curriculum vitae del destinatario sarà tenuto in considerazione per altre selezioni future, dare eventuali consigli per migliorare la prossima candidatura, e in ogni caso augurare al candidato una maggiore fortuna per i prossimi step professionali.

Come scrivere una lettera di rifiuto: qualche spunto

L’obiettivo, come visto, è quello di evitare di creare la classica lettera di rifiuto di poche parole che inizia con la frase “Ci dispiace comunicarle che” eccetera eccetera. Meglio rendere più personali, più utili e più sentite queste comunicazioni, sottolineando l’apprezzamento da parte dell’azienda. È consigliabile per esempio evidenziare la possibilità di “mettersi in contatto con l’azienda per un feedback dettagliato della candidatura” e, laddove sia vero, comunicare che il rifiuto è solo temporaneo, anticipando nuove selezioni, mettendo per esempio in risalto al continua crescita dell’azienda.

È bene, inoltre, mettersi nei panni del candidato, e mostrare un po’ di empatia: “non è facile rifiutare la sua candidatura, con la quale ha messo in gioco le sue speranze e le sue aspettative”. Nel creare una lettera di rifiuto, è sempre importante fare in modo che il candidato desideri rimettersi nuovamente in contatto con l’azienda in futuro.

 

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