Ottimizzare il tempo ed essere produttivi è la sfida di ogni professione. Ecco come ottenere il massimo sul posto di lavoro
Ottimizzare il tempo in ufficio ed essere produttivi in ufficio sono le sfide più complesse che ciascun professionista deve affrontare quotidianamente. Una mission not impossible però, seguendo delle regole e consigli per indirizzare al meglio lo schedule della propria giornata. Il problema è uguale per tutti: avere tante cose da fare, riuscirci in modo efficiente e nel minor tempo possibile. Le frequenti distrazioni, l’ansia, gli imprevisti, certo non aiutano, e spesso ci si ritrova a metà giornata senza aver neanche cominciato quelle che erano le attività programmate.
Come ottimizzare il tempo in ufficio e migliorare la propria vita professionale? Ecco 10 consigli pratici
1. Dare priorità ai compiti più difficili
Il primo step è affrontare, senza rimandare inutilmente, i compiti che meno ci piacciono.
L’ansia per i lavori più complessi ancora da svolgere e che rimandiamo, toglie velocità e concentrazione ai lavori più semplici ai quali ci dedichiamo per prima.
2. Organizzare bene le varie attività.
Ottimizzare il tempo in ufficio significa anche rivedere le proprie risorse per ciascun obiettivo da raggiungere.
3. Gestire le energie fisiche e mentali
Fare una pausa ogni paio d’ore per ricaricarsi e ricominciare. Bere tanta acqua, frutta, non esagerare con il caffè. Aiuterà a far accendere le “lampadine di Archimede”.
4. Fermarsi un attimo a riflettere
Se si è spaventati per un lavoro che presenta molteplici ostacoli, prima di cominciare, domandarsi: dove si trovano gli intoppi, come sono stati risolti la volta precedente, con l’aiuto di chi. Aiuterà a capire dove si trovano i meccanismi sbagliati, affrontarli con la massima determinazione, e superarli.
5. Pianificare il lavoro
Organizzare i compiti, le mansioni di ciascuna persona coinvolta, le risorse necessarie, i mezzi tecnologici necessari per ottimizzare il tempo in ufficio.
6. Cibo salutare
Per aumentare le capacità di attenzione e concentrazione, eliminare junk food d’ufficio (snack, caramelle, etc). Privilegiare frutta, cereali, tisane per una sana pausa rigenerante, e non dimenticare mai un’abbondante colazione privilegiando alimenti energetici e leggeri.
7. Fitness
La sera prima di una giornata particolarmente impegnativa, un po’ di fitness aiuterà a sciogliere le tensioni, a rilassarsi, e a dormire meglio.
8. Prima di dormire
Dedicare 10-15 minuti alle cose da fare il giorno dopo. Ci si sentirà più sereni perché i “nodi da sciogliere” sono già stati individuati, ed aiuterà ad evitare l’insonnia, spesso incentivata dalle paure e preoccupazioni per il giorno seguente.
9. Telefonate e spazi di lavoro
Può essere necessario in giornate particolarmente intense e con attività importanti da portare a compimento, isolarsi un po’. Chiedere ai colleghi più stretti la cortesia di filtrare le proprie telefonate per un paio d’ore, e, se possibile, andare a lavorare in una stanza da soli, per evitare le molteplici distrazioni degli open space che impediscono di ottimizzare il tempo in ufficio come si vorrebbe.
10. Lavorare ed essere vincenti
Tenere sempre in mente che questo è il fine ultimo della nostra giornata in ufficio.
Seguendo questo semplici consigli, sia l’umore che la produttività miglioreranno. E se tutto questo non bastasse, beh, forse è giunto il tempo di intraprendere un nuovo processo di ricerca e selezione del personale!
