L’onboarding da remoto è un passaggio che sempre più aziende sono chiamate ad affrontare, non senza delle piccole o grandi difficoltà. Lo scenario lo conosciamo molto bene: il lavoro da remoto emergenziale, che potremmo definire come una fase embrionale di smart working, è infatti estremamente diffuso nelle aziende italiane, e continuerà a esserlo ancora per molto tempo.

Da una parte perché lo smart working senza accordo individuale deciso nel marzo del 2020 dal governo continua a essere rinnovato nel tempo, con la scadenza che viene di volta in volta posticipata insieme alla nuova estensione dello stato di emergenza. Dall’altra perché come è noto il lavoro agile è diventato ormai attrattivo sia per le aziende che per i dipendenti, per i vantaggi che garantisce a entrambi.

Per non esporre nessuno degli attori in gioco al rischio di contagio oppure per poter assumere un dipendente a prescindere dalle distanze geografiche, oggi e domani l’onboarding del remoto è e sarà quindi un fatto quotidiano, frequente, che deve quindi essere gestito in modo giusto dall’azienda.

Oggi quindi ci concentreremo su questo processo, con una guida completa all’onboarding da remoto: partiremo con una definizione del normale processo di onboarding per poi spostarci verso le azioni che l’azienda è chiamata a svolgere nel momento in cui questo processo viene affrontato a distanza.

Onboarding: che cosa è?

Cos’è l’onboarding aziendale dei nuovi dipendenti? La definizione che possiamo dare è molto semplice: con il termine onboarding si fa riferimento al processo che, dopo l’assunzione di una nuova risorsa, viene messo in atto per inserire in modo efficace l’assunto all’interno dell’azienda.

Da anni si è infatti capito che questi primi giorni di inserimento possono essere essenziali per garantire una collaborazione fruttuosa. Da questo punto di vista, l’onboarding può assolutamente essere visto come un passaggio chiave dello stesso processo di ricerca e selezione del personale, che se effettuato nel modo sbagliato può mettere a repentaglio quanto effettuato nelle precedenti fasi di attrazione e di valutazione dei talenti.

Obiettivo del processo di onboarding è quello di far diventare ogni nuovo assunto parte integrante del tessuto aziendale, in tempi brevi, con il minimo dello stress. Per questo motivo chi si occupa dell’onboarding deve fare in modo che il candidato si senta immediatamente a proprio agio nel nuovo ruolo, che abbia tutto il necessario per lavorare al meglio e per condividere l’organizzazione aziendale e la sua stessa cultura.

Onboarding e formazione: quali differenze?

Molto spesso il processo di onboarding viene confuso con quello di formazione. Si tratta però di due concetti differenti, seppur ugualmente importanti. Anzi, da un certo punto di vista sia la formazione che l’orientamento possono essere visti come dei momenti che fanno parte del più ampio onboarding, un processo che può durare anche per svariati mesi, di modo da avere buone probabilità di raggiungere un alto grado di retention e di engagement dei dipendenti.

Più di un’indagine ha infatti sottolineato come i primi 3 mesi di lavoro siano fondamentali per costruire un rapporto solido tra dipendente e azienda: trascorso questo periodo iniziale sarà invece difficile recuperare quanto non fatto in precedenza.

L’onboarding da remoto: come funziona

Prima di iniziare l’onoboarging vero e proprio da remoto è importante preparare il terreno. Il neodipendente che affronta questo processo è infatti nella maggior parte dei casi una persona che ha avuto pochi contatti con l’azienda. Ma, soprattutto, non ha incontrato nessuno dei propri neo-colleghi. L’unica eccezione, può riguardare i recruiter con cui ha effettuato i colloqui conoscitivi, molto probabilmente a distanza. Si capisce quindi che gli stessi presupposti dell’onboarding da remoto sono del tutto peculiari.

Ma come deve essere affrontata la fase preliminare dell’onboarding in questa situazione, dopo dei colloqui da remoto? L’obiettivo che ci si deve porre è semplice: rendere efficace la sua prima giornata di lavoro. Cosa dovrà fare quel primo importante giorno di collaborazione a distanza?

Il primo giorno di lavoro

É bene preparare il terreno per quel momento: la tecnica migliore è realizzare un’email di benvenuto da inviare alla nuova risorsa. All’interno di essa si esprimerà la soddisfazione dell’azienda per l’assunzione e alla quale allegare le linee guida aziendali fondamentali.

Nella medesima email sarebbe poi utile indicare i contatti di un referente, e comunque di una persona interna all’azienda che avrà il ruolo di accompagnare il neo-assunto durante la fase di onboarding da remoto.

Non si deve però pensare unicamente ai flussi di lavoro, alle regole, alla visione e ai valori aziendali. È necessario pensare anche alle tecnologie abilitanti il lavoro da distanza, e questo va assolutamente fatto durante la fase preliminare. In modo da accertarsi che il nuovo assunto sia pronto fin dal primo effettivo giorno di lavoro a collaborare in modo efficace.

In questa fase è quindi necessario verificare che il dipendente abbia gli strumenti adatti per lavorare – eventualmente forniti dall’azienda – quali pc portatile e smartphone. Ovviamente specificando nel dettaglio tutto quello che deve essere presente e attivo, senza trascurare un buon sistema di sicurezza informatica per proteggere il database aziendale

Il supporto da remoto

Durante la prima fase dell’onboarding, e quindi come minimo per la prima settimana, è bene che il nuovo assunto possa avere il supporto non solo nel proprio referente, ma anche del dipartimento IT aziendale, per risolvere eventuali problemi di connessione, di accesso, di visualizzazione e via dicendo.

Nel momento in cui tutti gli aspetti tecnici sono stati valutati e gestiti correttamente, è bene pensare anche al fatto che un nuovo assunto è operativo in azienda senza però avere dei reali contatti con gli altri membri del team. In questa fase è quindi particolarmente importante pianificare della call o dei meeting frequenti, utilizzando delle piattaforme come Zoom o Skype. In questo modo il neo-assunto avrà la possibilità di sentirsi parte di una squadra.

Altra fase importante dell’onboarding da remoto è la programmazione di momenti di training e di controllo, con un processo ininterrotto – ma non pressante – di monitoring e di feedback, così da avere in tempi brevi un professionista perfettamente in grado di dare il meglio all’azienda.

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